Conservazione sostitutiva, a quali documenti si applica

Secondo la normativa del Codice Civile, documenti e fatture vanno conservati per dieci anni dalla data di emissione. Un tempo ciò avveniva su supporti cartacei, con tutti gli inconvenienti che archiviare, conservare e gestire una gran quantità di documenti comporta.

Dal 3 Marzo 2015 invece il Legislatore italiano ha introdotto lo strumento della conservazione sostitutiva; una specifica serie di procedure che si traducono in fatture e incartamenti di più immediata reperibilità, al riparo dall’usura del tempo,  assolutamente inalterabili e – cosa forse ancor più importante – validi dal punto di vista legale. La conservazione sostituiva, o conservazione digitale, da una parte semplifica il processo di archiviazione e ne velocizza i tempi, dall’altra riduce drasticamente le spese e l’ingombro, oltre ad accertarne la paternità, garantendo una maggior efficienza e praticità d’uso.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: COSA SI PUÒ ARCHIVIARE? 

A tutt’oggi, la conservazione sostitutiva permette di archiviare un gran numero di documenti ufficiali. E’ il caso per esempio delle fatture, oppure degli scontrini fiscali. Ma la conservazione sostitutiva si può applicare anche a documenti societari, pensiamo ad esempio a libri dei soci o delle obbligazioni, così come il libro unico del lavoro. Possono essere conservati in questa modalità anche contratti e mandati di pagamento, oppure le fatturazioni di pagamenti effettuati con relativa modulistica; il CUD, la corrispondenza privata e qualunque tipo di documento presentato presso la Pubblica Amministrazione (che dal 31 Marzo 2015 è vincolata dall’obbligo di fatturazione elettronica).

Ma rientrano nel novero anche le email ricevute tramite Posta Elettronica Certificata, la PEC, così come i contratti digitali a cui è stata apposta una firma elettronica e che, come prevede la legge, devono essere conservati esclusivamente in modalità sostitutiva.

L’intento è quello di affiancare sempre più spesso i documenti cartacei con versioni elettroniche su supporti informatici, che in un secondo tempo sostituiranno del tutto la tradizionale documentazione cartacea. Gradualmente, quindi, sempre più documenti potranno essere archiviati tramite la conservazione elettronica; in tutta sicurezza e per la durata temporale prevista dalle normative di legge.

In chiusura, è bene ricordare ancora una volta che soltanto la conservazione digitale può garantire a fini legali la validità e legittimità delle fatture, pratiche e contratti conservati su supporti informatici.

Condividi
Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0

Be the first to comment

Leave a Reply

L'indirizzo email non sarà pubblicato.


*